Privacyverklaring

Versie 2021/1
Privacyverklaring Hoekstra Makelaardij en Vastgoedbeheer

Algemeen
Privacy is voor Makelaardij Hoekstra en Hoekstra Vastgoedbeheer van groot belang.
Hoekstra respecteert en beschermt de persoonsgegevens van haar huurders, kopers,
verkopers, woningzoekenden en overige belanghebbenden. Wij ontkomen er niet aan om
persoonsgegevens van u te verwerken, wij verwerken echter niet meer gegevens dan
nodig. Met de gegevens die wij verwerken gaan wij vertrouwelijk om. Bij onze verwerking
houden wij ons aan de eisen die vanaf 25 mei 2018. De Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG) stelt.
Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met deze gegevens omgaan en waar
wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin.

Uw account
Bij bepaalde onderdelen van onze diensten moet u zich eerst registreren. U moet dan
informatie over uzelf opgeven en een gebruikersnaam kiezen. Daarmee maken wij een
account, waarop u kunt inloggen met die gebruikersnaam en een zelfgekozen wachtwoord.
Hiervoor gebruiken wij uw NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Dit doen wij
op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot u het account opheft.
Wij bewaren deze informatie zodat u ze niet steeds opnieuw in hoeft te vullen en zodat we
u makkelijker kunnen benaderen als dat nodig is bij de dienst. U kunt via uw
accountinformatie aanpassen wanneer u dat wilt.

Contactformulier en melding onderhoudsprobleem of klacht
Met het contactformulier en formulier onderhoudsprobleem of klacht kunt u ons vragen
stellen of een onderhoudsprobleem of klacht melden.
Hiervoor gebruiken wij uw NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Dit doen wij
op basis van toestemming. Wij bewaren deze gegevens totdat we zeker weten dat u
tevreden bent met onze reactie.

Nieuwsbrief
U kunt zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Hierin leest u nieuwtjes, tips en informatie
over onze producten en diensten. Deze nieuwsbrief kunt u op ieder moment opzeggen.
Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Via uw account kunt u dit ook doorgeven.

Websites van Hoekstra
www.makelaardijhoekstra.nl
Dit is onze website. Hier kunt u zich kunt registreren om gebruik te maken van onze
diensten of waarop u het contractformulier en formulier onderhoudsprobleem of klacht via
kunt melden.

https://www.wonenpluszorg.nl
Dit is een aparte website waarop ons woningaanbod zorgwoningen wordt gepubliceerd,
informatie wordt gegeven over wonen en zorg en u zicht kunt inschrijven voor een
zorgwoning.

https://makelaardijhoekstra.osre.nl
Dit is de omgeving waarbij kandidaten zich kunnen inschrijven voor een huurwoning. Hier
wordt bij de registratie gevraagd naar de NAW-gegevens en het e-mailadres. Vervolgens
kunnen kandidaten zich inschrijven voor een woning en de benodigde informatie invullen
en ondersteunende documenten uploaden.

https://portaal.hoekstravastgoedbeheer.nl
Is de site voor het inlogportaal voor vastgoedeigenaren.
Vastgoedeigenaren hebben via dit portaal elk moment van de dag inzicht in hun
vastgoedportefeuille.

https://inloggen.convect.nl
Is de site voor het inlog portaal voor VvE eigenaren en VvE besturen.
Via dit portaal hebben VvE eigenaren en VvE besturen inzage in de financiële gegevens en
kunnen hier alle relevante stukken vinden die betrekking hebben tot de VvE.

Doeleinden
We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden
die worden beschreven in ons privacy beleid, tenzij wij van tevoren uw toestemming
hiervoor hebben verkregen.

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens ?
• Afsluiten van een huur- of koopovereenkomst
• Verkopen van woningen, bedrijfsruimte en parkeerplekken
• Taxeren van woningen en bedrijfsruimten
• Verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden
• Uitvoeren van onderhoud en reparaties
• Uitvoeren van de wettelijke inkomenstoets bij verhuur sociale woningen
• Uitvoeren van een creditcheck, ID-check en een WWFT-check
• Innen van de huur en overige betalingen, inclusief het uit handen geven van deze
vorderingen aan de deurwaarder
• Afhandelen van geschillen en klachten
• Communicatie met huurders en kopers/verkopers
• Communicatie met projectontwikkelaars
• Klanttevredenheidsonderzoek
• Uitvoeren van terugbetalingen aan huurder bv servicekosten
• NVM-uitwisselingssysteem (met uitzondering van naam of andere direct
identificerende gegevens)
• Validatie-instituten, voor het controleren van taxatierapporten

Derden
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit nodig is voor één van de
genoemde doeleinden. In het kader van de uitvoering van onze diensten kunnen
gegevens bijvoorbeeld worden gedeeld met eigenaren van vastgoed en verenigingen van
eigenaren. Bij het aangaan van een huurovereenkomst wordt informatie soms
uitgewisseld met handelsinformatiebureaus. Op het moment dat u huurder wenst te
worden, verstrekken wij uw gegevens aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR zal
op basis van deze gegevens een advies geven over uw kredietwaardigheid. EDR gebruikt
uw gegevens voor onderzoek naar uw kredietwaardigheid en contactgegevens. Als u
bezwaar wilt maken of informatie wenst over het gebruik van uw persoonsgegevens door
EDR, zie https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/.
In het geval van woning huurders kunnen gegevens van vertrekkende woninghuurders
worden gedeeld met woningzoekers.

Verwerkersovereenkomst
Als een derde meer dan alleen persoonsgegevens verwerkt dan alleen uw NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres, zal er met zo’n derde partij een aparte
“verwerkersovereenkomst” worden afgesloten. Daarin staat waarvoor ze deze gegevens
ontvangen, dat ze deze mogen verwerken en hoe ze hiermee om moeten gaan.

Gegevensbeveiliging
De veiligheid van uw persoonlijke gegevens heeft bij ons grote prioriteit, Uw gegevens,
die bij ons zijn opgeslagen, worden door ons beschermd. Dit doen wij met technische en
organisatorische maatregelen om verlies of misbruik door derden te voorkomen. Onze
medewerkers die persoonsgegevens verwerken, zijn tot geheimhouding van uw gegevens
verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens worden
regelmatig door ons gecontroleerd. Persoonsgegevens worden door ons niet langer
bewaard dan nodig is. Zodra persoonsgegevens niet meer nodig zijn worden deze door
ons vernietigd of versleuteld bewaard. Dit geldt ook voor de bedrijven die voor ons
gegevens verwerken.

Inzage en wijziging van uw gegevens
Iedereen heeft het recht op inzage, correctie of verwijdering van zijn persoonsgegevens.
Een dergelijk verzoek kan via e-mail, de website of schriftelijk worden aangevraagd,
onder vermelding van uw naam en adres. Wij zullen binnen 4 weken op uw verzoek
reageren. In geval van een verzoek tot verwijdering zullen wij de betreffende
persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij en voor zover de wet verplicht
om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of indien er andere dringende redenen
zijn.

Wijzigingen in privacyverklaring
Aanpassingen en\of veranderingen in onze website of in de wet- en regelgeving kan
leiden tot aanpassingen in onze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam regelmatig
deze privacyverklaring te raadplegen.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw
persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een
klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen
met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Cookies
Onze website gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in
kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee
zien dat u ons weer bezoekt.
Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over
cookies. Als u daarna onze website weer gebruikt, nemen wij aan dat u geen bezwaar
heeft tegen cookies.
U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, maar sommige dingen van
onze dienst werken dan niet goed meer.
Met andere bedrijven die cookies plaatsen hebben wij afspraken gemaakt over het
gebruik van de cookies. Toch hebben wij geen volledige controle op wat zij zelf met de
cookies doen. Lees dus ook hun privacy beleid. Lees hier welke cookies wij gebruiken